Die meisten Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, eine*n Datenschutzbeauftragte*n (DSB) zu benennen. Diese Beauftragten dürfen auch Externe sein. Die Benennung externer DSB hat eine Reihe von Vorteilen für Sie, zum Beispiel:

• Sie sparen viel Zeit auf dem Weg zum gesetzlich geforderten Sicherheitsniveau.
• Sie sparen Aus- und Weiterbildung, zu deren Kostenübernahme Sie gesetzlich verpflichtet sind.
• Sie lösen das häufige Problem, dass die für die Aufgabe qualifizierten Mitarbeiter (Geschäftsführer, IT- oder Personalleitung) nicht als Datenschutzbeauftragte anerkannt werden, weil ihnen Interessenkonflikte anhaften.

Aber es gibt natürlich auch Nachteile externer Beauftagter. Lesen Sie dazu bitte auch die nächsten Abschnitte!

Externe Datenschutzbeauftragte haben natürlich nicht nur Vorteile. Eigene Mitarbeitende

• kennen Ihre tatsächlichen Unternehmensprozesse und deren Weiterentwicklung oft besser,
• sind kurzfristig und in der Regel direkt vor Ort ansprechbar,
• sichern Datenschutz-Know-how im Unternehmen – eine Kompetenz, die in Zeiten der Digitalisierung bei nahezu jedem Schritt der Unternehmensentwicklung relevant ist.

Dem können Sie begegnen, indem Sie interne Datenschutzmanager benennen, die beim Aufbau der erforderlichen Kompetenzen vom externen DSB unterstützt werden – ggf. mit der Perspektive, selbst einmal Beauftragte zu werden.

Oder Sie benennen eine*n interne*n Beauftragte*n und lassen diese Person professionell beraten und coachen. Das ist besonders hilfreich, weil Datenschutzbeauftragten intern häufig Ansprechparner*innen zum kompetenten Fachaustausch fehlen. Eine Schulung allein genügt oft nicht, um das Amt sicher zu führen.

Lassen Sie uns die verschiedenen Optionen gern gemeinsam erörtern!

Übrigens: auch wenn Sie keinen DSB benennen müssen, weil bei Ihnen weniger als 20 Beschäftigte mit personenbezogenen Daten arbeiten: die Datenschutzgesetze gelten natürlich trotzdem für Ihre Organisation. Auch hier helfe ich gern, um pragmatisch und im Aufwand angemessene Lösungen mit Ihnen zu erarbeiten.

Datenschutz funktioniert nur, wenn alle Funktionsträger*innen die für sie nötige Kompetenz erworben haben. Von der Unternehmensleitung über Bereichs- und Abteilungsleitungen bis zu den Mitarbeitenden unterschiedlicher Bereiche.

Seit über 10 Jahren bilde ich nicht nur Datenschutzbeauftragte, Datenschutzauditorinnen und Datenschutzkoordinatoren aus (z. B. bei der TÜV Rheinland Akademie), sondern schule auch Mitarbeitende unterschiedlicher Fachbereiche und Positionen im Unternehmen – vor Ort, live online und durch E-Learning-Angebote.

Lassen Sie uns den Datenschutz wirklich im Unternehmen verankern!